La contabilidad precisa es un pilar de éxito para las empresas de todo tipo y en todas las industrias. Administrar las finanzas de tu pequeña empresa no tiene que ser abrumador. Con los consejos y estrategias adecuados, la contabilidad de pequeñas empresas puede garantizar que tus transacciones contables sean registradas, clasificadas y organizadas. Una buena contabilidad mantiene unida a su empresa y hace posibles los éxitos futuros. Para mantener un negocio saludable, debes monitorear sus registros regularmente. Este monitoreo constante brinda a los propietarios de pequeñas empresas la oportunidad de detectar problemas y problemas, brindando tiempo para corregirlos antes de que se conviertan en desafíos insuperables. La contabilidad para pequeñas empresas puede ser más compleja de lo que anticipan los propietarios de negocios por primera vez. Sin embargo, las medidas correctas de contabilidad son cruciales para la gestión adecuada de los recursos comerciales y los impuestos. Ya sea que planees manejar la contabilidad de tu pequeña empresa por tu cuenta o contratar a un tenedor de libros profesional, es importante comprender las mejores prácticas para administrar tus registros financieros. Estos consejos hacen que la contabilidad para los dueños de negocios sea más fácil que nunca.

1. Usa un software de contabilidad

Si bien puedes administrar manualmente tus registros y transacciones, olvidarte del papel con la contabilidad en la nube es una manera mucho más eficiente y organizada de manejar los conceptos básicos de la contabilidad de pequeñas empresas. Muchos productos de software de contabilidad ofrecen paquetes de pequeñas empresas. Estos proporcionan plantillas vitales para los registros de su empresa, incluidas las facturas, la impresión de cheques y los recibos de depósito. Los sistemas de contabilidad basados ​​en la nube te permiten acceder a la información que necesita desde cualquier lugar. El uso de software confiable facilita la entrada y el flujo de caja. Permite una recuperación fácil y hace que sea sencillo volver a una fecha o incidencia específica, lo que te permite ahorrar tiempo y dinero. A medida que navegas por diferentes programas de software de contabilidad, debes estar consciente de lo que necesitas de ellos. La mayoría de las opciones de software contable brindan varios niveles. Uno puede proporcionar solo contabilidad y capacidades de caja, mientras que las opciones más extensas proporcionarán características de contabilidad, caja de ahorros, inventario, punto de venta y transacción en moneda extranjera. Es posible que tu empresa no necesite ciertas funciones, pero la flexibilidad proporcionada a través del software de contabilidad puede ahorrarte horas de trabajo. La mayoría de los softwares permiten a las pequeñas empresas exportar varios informes para ayudar a crear planes personalizados, producir gráficos detallados para referencia de la empresa o del cliente y combinar varias facetas de los informes. Hay muchas opciones de software disponibles para propietarios de pequeñas empresas. Tómate tu tiempo para encontrar un nuevo sistema. Implementar demasiados sistemas demasiado rápido puede abrumar a tus empleados, y es importante asegurarte de que estás invirtiendo en el sistema correcto. Tómate tiempo suficiente para aprender nuevos sistemas, y mantenerte al día con los registros manuales.

Consejo #1: Invertir en un software avanzado de contabilidad de pequeñas empresas para evitar errores costosos y agilizar el proceso de contabilidad.

2. Manten un plan de cuentas

Tu pequeña empresa necesita mantener un plan de cuentas, que es una lista de cuentas que clasifica las transacciones financieras en tu negocio. Puedes poseer una variedad de títulos de cuenta, dependiendo de tus procesos comerciales.  

• Pasivos: si su empresa le debe dinero a proveedores externos, esto se considera un pasivo. Esto podría significar pagos de hipoteca en la construcción de tu negocio o préstamos en autos de la compañía.
• Activos: los activos de tu pequeña empresa son artículos que tienes en tu posesión. Esto podría referirse al inventario de productos o al dinero en la cuenta bancaria de tu empresa.
• Capital del propietario: se refiere a cualquier cosa y todo lo que posee tu pequeña empresa. Cualquier dinero que hayas invertido en tu negocio se clasifica como capital.
• Ingresos: esto se refiere a las ganancias que has obtenido de ventas de servicios o productos.
• Gastos: Esto se refiere al dinero que se está usa para gastos que te ayudan a manejar el negocio día a día. Esto puede incluir desde muebles de oficina y suministros hasta nómina.

Dentro de estas categorías, puedes colocar más cuentas para las necesidades del negocio. Por ejemplo, dentro de tu cuenta de Pasivos, también puedes tener cuentas separadas para tu hipoteca de construcción. Dentro de tu cuenta de Gastos, puedes tener una cuenta específica para los costos de publicidad o de nómina. Este tipo de organización puede ayudarte a rastrear el dinero que entra y sale de tu negocio. No configures demasiadas cuentas, ya que complicará los registros y dificultará la administración de las transacciones. Solo crea las cuentas que necesitas y usas regularmente. No pierdas el tiempo configurando cuentas específicas para un cliente o proveedor singular; Crea cuentas en términos generales: por ejemplo, configura una cuenta llamada “Suministros de oficina” y no “Compras de Office Depot”. Esto es demasiado específico y te forzará a crear más cuentas cuando compres suministros de otro proveedor.

Consejo #2: Mantener los registros financieros organizados con cuentas genéricas; no seas demasiado específico.

3. Sé diligente con los formularios de impuestos

Si tienes empleados o contratistas pagados, es importante seguir siendo diligente con los formularios de impuestos esenciales. Una faceta crucial de la contabilidad para las pequeñas empresas es garantizar que sus empleados tengan los formularios que necesitan a tiempo para evitar intereses o multas. Durante cada período de pago, asegúrate de reservar suficiente dinero para cubrir el impuesto sobre la nómina aplicable a los salarios de tu empleado. La contratación de incluso un solo empleado conlleva tu responsabilidad de presentar formularios de impuestos y pagar los impuestos sobre la nómina. Cada estado tiene su propio conjunto particular de obligaciones tributarias. Se te asignará la tarea de mantener formularios de empleados como el W4 y el I9. También tienes la tarea de mantener registros sobre el emparejamiento del empleador, el desempleo, la retención y las compensaciones del trabajador. Existen numerosos formularios que necesitarás para estar al tanto:

• W2: El formulario de Declaración de salarios e impuestos le da a un empleado un resumen de los salarios que recibió en el año fiscal, y también describe las deducciones que han tomado. La ley te exige darle a todos sus empleados este formulario antes de la fecha de vencimiento especificada. También debes presentar un W2 con la Administración del Seguro Social.
• W3: La Transmisión de Declaraciones de Salarios e Impuestos proporciona un resumen de todos los salarios y deducciones que has pagado durante el año fiscal. Esto también se debe presentar ante la Administración del Seguro Social.
• 940: La declaración de impuestos anual de desempleo del empleador informa que los impuestos federales sobre la renta, la seguridad social y Medicare se deducen de los cheques de pago de tus empleados. También indica qué parte de la Seguridad Social y Medicare pagaste como empleador.
• 1099-Misc: el formulario de Ingresos misceláneos debe presentarse para cualquier contratista independiente a quien hayas pagado al menos $ 600 durante el año fiscal.
• El Resumen anual y la Transmisión de la declaración de información de EE. UU. Proporciona un resumen de todos los formularios 10999 que usaste para contratistas independientes. Esto debe ser archivado junto con los formularios 1099 de tus contratistas.

Todos estos tienen una fecha límite del 31 de enero, así que asegúrate de tener suficiente tiempo para completar los formularios y entregarlos a sus destinos apropiados antes de esta fecha.

Consejo #3: Proporciona los formularios de impuestos en las fechas límite indicadas por el gobierno para evitar multas e intereses

4. Nunca combines las finanzas personales y comerciales

Este es uno de los consejos de contabilidad más importantes que debes tener en cuenta. Incluso si eres es el único empleado en tu pequeña empresa, mezclar transacciones personales y comerciales puede dificultar la organización y el seguimiento de tus registros. Debes tratar tu negocio como una entidad viable. Esto significa mantener cuentas de cheques separadas, abrir una tarjeta de crédito comercial y considerar establecer una LLC para su pequeña empresa. En el caso de una auditoría, este consejo lo mantendrá alejado de problemas IRS. Si no sseparas tus finanzas personales y comerciales, puedes indicar al IRS, incorrectamente, que tu negocio es un pasatiempo. La agencia gubernamental negará las deducciones o pérdidas enumeradas para pasatiempos. Mantener la legitimidad de su negocio requiere una separación detallada. Mientras más clara sea la separación, es menos probable que el IRS audite su negocio. Si contribuyes con dinero a su negocio, ya sea en forma de efectivo o activos inmobiliarios, asegúrate de designar cómo se considerará el dinero. ¿Es un préstamo o es una inversión del propietario? Asegúrate de que tu designación se verifique con documentación detallada. Si cometes un error y utilizas una tarjeta de crédito personal para un gasto comercial, o viceversa, simplemente registra tu error y corrígelo en tu negocio o registros personales. Siempre que mantengas un registro en papel de tus errores y rectifiques el problema, es probable que el IRS no vigile los errores ocasionales.

Consejo #4: Siempre abre una nueva cuenta bancaria para tu pequeña empresa y mantén las finanzas de la empresa separadas de las finanzas personales

5. Subcontrata tus necesidades de contabilidad

Los propietarios de empresas que desempeñan una función doble como tenedores de libros pueden encontrar útil subcontratar algunas de las tareas y responsabilidades contables. La subcontratación se ha convertido en una opción popular para los propietarios de pequeñas empresas, ya que es rentable y precisa. Las tareas de contabilidad de las pequeñas empresas pueden tomarle a un empleado no capacitado una semana entera para completar, mientras que un profesional de la contabilidad entrenado podría completar los registros y la organización en tan solo unas pocas horas. Cuando se trata de la contabilidad externa para tu pequeña empresa, puedes elegir asignar una tarea única o contratar a alguien que pueda manejar una combinación de tus necesidades. Algunas de las responsabilidades comunes que un tenedor de libros profesional puede manejar incluyen:

• Hacer un seguimiento de las transacciones diarias
• Preparación de facturas de venta
• Envío de facturas
• Gestión del libro mayor de cuentas por cobrar
• Administrar el libro mayor de cuentas por pagar
• Ingresar facturas de compra
• Preparación de acreedores e informes de ventas
• Procesamiento de nómina
• Manejo de impuesto a las ventas y al impuesto a la nómina
• Preparación de informes mensuales
• Ingresar transacciones en un libro de caja

Ya sea que estés buscando contratar a un tenedor de libros independiente que pueda completar algunas tareas singulares de contabilidad, o necesites ayuda externa a tiempo completo para equilibrar tus libros y preparar registros financieros para un contador, tómate el tiempo para detallar exactamente las responsabilidades que estás buscando subcontratar.

Consejo #5: La subcontratación de algunas o todas tus responsabilidades de contabilidad puede garantizar que tus registros estén bien mantenidos, sean precisos y oportunos.

6. Llama a los profesionales

Cuando se trata de contabilidad de pequeñas empresas, hay muchas que pueden salir mal. En ciertas situaciones, vale la pena invertir para llamar a los profesionales. Un experto en contabilidad y teneduría de libros puede ayudarte a configurar tu sistema para el éxito desde el principio. También puedes encontrar un asesor especializado en cuestiones contables específicas para tu industria. La contratación de un profesional interno puede ayudarte a evitar una auditoría del IRS y garantizar que tu negocio esté posicionado para el éxito final. Incluso si tienes un tenedor de libros profesional, es posible que desees contratar a un asesor profesional de teneduría de libros para que revise tus libros e indique cualquier error o problema. Este tipo de revisión puede ahorrarle una gran cantidad de dinero y frustración. Si el consultor encuentra una gran cantidad de errores, es posible que desees considerar la capacitación de tu tenedor de libros actual; Cuanto más proactivo pueda ser, mejor conservados estarán tus registros. Community Tax ofrece servicios de contabilidad adaptados a las necesidades de contabilidad de tu pequeña empresa. Administra las finanzas de tu empresa con la ayuda de un equipo profesional formado por contadores, contadores públicos (CPA) y contables para agilizar tus procesos contables. Desde la supervisión de depósitos y transacciones de crédito hasta la administración de cuentas de nómina, nuestro equipo de profesionales experimentados puede ayudarte a refinar la contabilidad de tu pequeña empresa.

Consejo #6: Algunos problemas de contabilidad de pequeñas empresas requieren una mano profesional. Contrata a un experto cuando sea necesario e invierte en tu éxito.

7. Practica revisiones semanales

No es suficiente revisar tus libros mes a mes. Para estar al tanto de los últimos acontecimientos en tu negocio, es importante mantenerse actualizado sobre el estado de su negocio con la mayor frecuencia posible. La asignación de unas horas cada semana para estrategias de contabilidad de pequeñas empresas puede ayudar a mejor administrar tu flujo de caja, entender tus gastos y mantenerte al corriente de las facturas actuales. Un monitoreo semanal y evaluación de ingresos y gastos te ayuda a manejar mejor los problemas que se presentan. Entre más seguido controles tus registros, mejor será tu negocio a largo plazo.

Consejo #7: Revisa sus libros semanalmente para estar al tanto de posibles problemas o discrepancias.

8. Ahórrate papeleo

Hay una gran cantidad de documentos y documentación para tratar en la contabilidad de pequeñas empresas. Debes mantener estos documentos importantes seguros y bien organizados. ¿Por qué? Si el IRS decide auditar tus libros, deberás tener documentación que demuestre que tus declaraciones de impuestos son legítimas y válidas. Si estás buscando ayuda de un inversionista o prestamista de dinero privado, también necesitarán acceder a sus estados financieros. En algunas situaciones, los inversionistas pueden necesitar documentación de respaldo para verificar estas declaraciones. Hay una variedad de documentos que debes almacenar:

• • Estados de cuenta de tarjeta de crédito: Almacena tos estados de cuenta de la tarjeta de crédito para todas las cuentas comerciales y cualquier compra comercial realizada en una cuenta personal.
  • Estados de cuenta bancarios: almacena tus estados de cuenta bancarios para todas las cuentas comerciales, incluidas las cuentas de cheques, de ahorro y del mercado monetario.
  • Cheques cancelados: Realiza copias y escanea cualquier cheque cancelado. La mayoría de los bancos modernos ofrecen copias electrónicas de cheques cancelados.
  • Recibos: almacena los recibos de todas y cada una de las compras realizadas. Realiza copias escaneadas y guarda todos los recibos en una sola carpeta de la nube. Si bien el IRS solo exige recibos por gastos comerciales que superen los $ 75, realizar un seguimiento de los gastos menores puede ayudarte a mantener tus libros en orden y a brindarte una descripción más completa del estado financiero de tu negocio. Mientras mejor organizados sean tus gastos, es menos probable que se pierdan las deducciones fiscales lucrativas.
  • Pagos a clientes: realiza copias de todos los pagos recibidos de los clientes, incluidos los cheques y recibos de pago con tarjeta de crédito.
  • Facturas del cliente: almacena las copias de respaldo de las facturas pagadas del cliente.
  • Facturas del proveedor: Realiza copias de todas las facturas de proveedores pagados.
  • Hojas de depósito: Realiza copias de todas las boletas de depósito.
  • Recibos de ventas: Realiza copias de todos los recibos de ventas.
  • Cintas de caja registradora: si tu empresa usa una caja registradora, almacena las cintas de la caja registradora y registra los datos dentro de tu sistema POS o software de contabilidad.

Declaraciones de impuestos: guarda y almacena copias de todas las declaraciones de impuestos que tu empresa ha presentado. Esto incluye cualquier documentación que ayude a verificar las deducciones que reclamó. Almacena tus documentos importantes por al menos cinco años. Si bien existe un estatuto de limitaciones en las auditorías del IRS, si no presentas sus impuestos o presentas una declaración fraudulenta, el IRS puede solicitar documentación décadas después.

Consejo #8: Si conservas la documentación y papelería importante almacenada en los sistemas basados ​​en la nube puedes mantener los datos cruciales y la información personal a salvo y segura.

9. Considera las deducciones lucrativas

Hay muchas deducciones de impuestos que pueden beneficiar a tu pequeña empresa. Parte de la contabilidad para los propietarios de negocios es mantener los registros adecuados para garantizar que obtenga el máximo rendimiento de tus deducciones de impuestos. Crédito tributario de atención médica: las pequeñas empresas pueden beneficiarse del crédito tributario de atención médica. Las empresas que emplean menos de 10 empleados que ganan un promedio de $ 25,000 por persona pueden obtener el máximo beneficio. Para reclamar este crédito, debes presentar el Formulario 8941. Si no tuviste que pagar impuestos, el crédito puede renovarse hasta el próximo año fiscal. Gastos automáticos: si tienes que usar tu propio automóvil para fines comerciales, o si tu empresa es propietaria del automóvil en una entidad separada, puedes deducir algunos de sus gastos de automóvil. Puedes optar por reclamar los gastos a través del método de gastos reales que te exige realizar un seguimiento y deducir todos los gastos de automóviles relacionados con el negocio. También puedes usar el método de la tasa de kilometraje estándar, en el que deduce sla tasa de kilometraje estándar, según lo designe el IRS, por cada milla recorrida, más todas las tarifas y peajes de estacionamiento relacionados con el negocio.

• Contribuciones caritativas: si tu pequeña empresa ha realizado contribuciones de caridad durante todo el año, puedes deducir la cantidad que ha donado. Para maximizar la cantidad que obtienes de estas deducciones, dona acciones appreciadas en lugar de dinero en efectivo. Esto te permite deducir el valor de las acciones en el momento de la contribución, en lugar de deducir para qué se compró originalmente la acción. Si donas dos acciones que compraste a $ 150 cada dos años, y ese valor ahora es de $ 300, puede deducir $ 300 cuando presentes sus impuestos. Esta apreciación puede sumar y servir bien a los resultados de su negocio.
• Deducciones de software: su nuevo software de contabilidad de pequeñas empresas también puede proporcionar beneficios fiscales. Generalmente, el software comercial debe depreciarse durante un período de 36 meses, pero hay excepciones. Si el software viene con una computadora y su costo no se establece por separado, se considera una parte del hardware, depreciándose en un lapso de cinco años. La Sección 179 permite a los dueños de negocios cancelar un sistema informático completo, junto con su software incluido en el primer año.

Consejo #9: Existen numerosos créditos fiscales para pequeñas empresas que puedes aprovechar; consulta con un profesional de impuestos para determinar a qué créditos y deducciones califica tu empresa.

9 consejos esenciales para la contabilidad de la pequeña empresa: un resumen

A modo de resumen, estos son nueve consejos esenciales que debes tener en cuenta para la contabilidad de tu pequeña empresa:

1. Invertir en un software avanzado de contabilidad de pequeñas empresas para evitar errores costosos y agilizar el proceso de contabilidad.
2. Mantener los registros financieros organizados con cuentas genéricas; no seas demasiado específico.
3. Proporciona los formularios de impuestos en las fechas límite indicadas por el gobierno para evitar multas e intereses.
4. Siempre abre una nueva cuenta bancaria para tu pequeña empresa y mantén las finanzas de la empresa separadas de las finanzas personales.
5. La subcontratación de algunas o todas tus responsabilidades de contabilidad puede garantizar que tus registros estén bien mantenidos, sean precisos y oportunos.
6. Algunos problemas de contabilidad de pequeñas empresas requieren una mano profesional. Contrata a un experto cuando sea necesario e invierte en tu éxito.
7. revisa sus libros semanalmente para estar al tanto de posibles problemas o discrepancias.
8. Si conservas la documentación y papelería importante almacenada en los sistemas basados ​​en la nube puedes mantener los datos cruciales y la información personal a salvo y segura.
9. Existen numerosos créditos fiscales para pequeñas empresas que puedes aprovechar; consulta con un profesional de impuestos para determinar a qué créditos y deducciones califica tu empresa.